Monday, May 24, 2021

關於新冠病毒 - 談談在家工作的心得

舊金山灣區從2020年三月頒布 shelter in place 命令以來,大部分科技公司(特別是軟體公司)都改採遠距上班的工作模式,除了少部分需要特殊實驗室設備,在家無法進行工作的情形之外,所有員工都開始無限期遠距工作。從那時候到現在,我沒有進過一天辦公室,不是我選擇不去,而是就算我想去也不讓我去,我們公司的 policy 是如果你在家有辦法工作,那就不准進辦公室。所以說到遠端工作,扣掉中間請育嬰假的部分,我也有快一年的心得。在此分享給大家,如何讓在家工作變得更有效率。

首先我要說,若你的工作能在家進行,在疫情擴散的當下,你是非常幸運的。因為你仍然可以有收入,仍然可以有產出,比起不到辦公場所就無法工作的群體,要面臨染疫或失業的雙重風險,不是冒險往外衝,就是關在家天天不知道要做什麼,在家工作者幾乎可以說是特權階級般的存在了。在家工作當然有額外的挑戰,不過在IT科技這麼發達的今日,很多問題其實都有相當程度的對策。

以下我想分兩部分,第一是在家工作的環境和時間表,第二是在家工作和公司及同事的互動來談。

說在家工作的環境之前,我先說個小故事。大家大學的時候可能有類似這種經驗:今天中午下了課,跟同學從系管出來,邊走邊聊要一起去吃午餐。走到半路遇見了你的一群社團同學,他們也要去吃午餐,那就乾脆大家一起。這兩群人你都很熟,都很有話聊,但他們彼此完全不認識。結果不知道怎麼,那餐飯你吃得特別彆扭,感覺跟大家都有話聊,但是聊什麼都不對,就是一整個怪。這個情境在社會學上有個解釋,不同的社交群體情境對個人來說,像個舞台,你如果很清楚知道自己現在站在哪個舞台,你就有辦法扮演好自己熟悉的角色,但是如果發生像上面這種,沒有連結的舞台突然被混在一起的情形,你搞不清自己現在在演那一齣,就很容易進退失據,這很正常。

同樣的情形也發生在空間的使用上。比如說臨時在家工作,沒有適合的場所,只好抱著筆電在客廳茶几做事,但是這裡平常下午是家人看電視喝茶的地方,結果大家搞不清楚這個場所現在是什麼功用,所以進退失據,大家都覺得彆扭。

所以說成功的在家工作的第一步,我覺得是要把家裡的空間和時間做好區隔,什麼地方什麼時候,他是什麼場域,在大家心裡要有個數,這樣才可以避免混亂。這在最開始的時候當然不容易,因為若本來家裡沒有辦公的功能,現在卻要臨時在空間沒有變化的情形之下,把新功能加進來,這當然不容易,尤其若家裡有超過一個人要在家工作那又更困難。但我覺得這部分的規畫要先確立,而不是每天湊合,走一步算一步,那一定是走不遠的。不但在家工作的人覺得效率低落,其他沒有要上班的家人也會覺得原本生活的流程受到嚴重的干擾。 

所以在家工作的第一步,是確立自己工作的場地和時間。有專屬的空間(書房/工作室)當然最好,若沒有的話,那就退而求其次,考慮轉換家中某個角落為工作區。這個工作區和其它家中的功能區域,最好盡量避免功能交叉的衝突(像上面說的"不同舞台混在了一起"的情形),比如說使用餐桌的一側當工作桌,就不是很理想(除非餐桌大到有一角是本來完全不用的),因為每天十一點多和五六點,家裡準備吃飯的時候,你工作的舞台和家人們準備吃飯的舞台就交叉了。如果家裡有一個堆放運動器材的角落,平常是只有週末出去的時候才會從這邊拿東西,那這個區域雖然比較小,雖然可能沒有現成的桌子,等等硬體上的麻煩,但它在空間上是一個更適合的選擇,因為舞台衝突的情況相對少,你在這工作,不會造成很多日常流程上的問題。

空間的選擇,還有幾個考量:第一容易專心,如果不是獨立的房間,那最好是面向牆壁,而不是一抬頭就提醒自己我現在不是在熟悉的工作場域;第二容易升級,比如說有沒有足夠的插座,有沒有適合的地方擺工作的設備,電腦白板等等;第三是否可以長久,若在家工作變成一種持續性的狀態,這個地方能不能一直用下去。

要有效率地在家工作,有些設備不可或缺。這些東西是什麼,每份工作不太一樣。以我自己為例,如果沒有夠大的外接螢幕,我幾乎無法有效率的工作(我曾經幾次因為家裡沒有螢幕,本來想WFH的日子後來還是跑去公司),幸好我們公司在關閉辦公室的時候,開放兩天讓大家拿私人物品,同時也允許員工把桌上原本自己使用的螢幕搬回家。對常常需要開會的人,可能是適當的視訊會議環境。對創意工作者,可能是比較抽象的,可以激發自己想像力的空間。在家工作開始,可能你會覺得很衝動,覺得少了本來熟悉的這個那個,什麼都不對勁,想把它們趕快買齊,或大興土木對空間進行改造。我是覺得給自己一點時間,有些東西你很快會習慣,或找到夠好的替代方案,一兩個星期之後,你真的不能沒有的東西才會開始慢慢浮現,你才能最有效地做添購採買改變。

若家裡有不只一個在家工作的人,空間又難以區隔,很容易彼此干擾,比如說我要開會,你也要開會,講話聲此起彼落,很難專心。這時候可能就需要好一點的耳機,有 noise canceling 功能的,幫助你們做出空間的區隔。如果真的還是無法,可能就要彼此協調,界定一下各自需要的專注工作時間,這時另一方盡量減少干擾。比如說盡量不在那段時間安排會議,換個臨時的地方工作接電話等等。

若家中還有其他成員,尤其是小孩/幼童,那協調就更複雜,因為小孩本身也會有自己在家上學的行程表,需要大人協助監督執行。我們公司裡,大家覺得WFH難以有效投入工作的首要原因,就是家裡有小孩要照顧。這部分我因為小孩還很小(嬰兒),所以沒有很實用的經驗可以分享,不過我想類似上面的模式,和家中成員協調"現在是誰的專注時間",小孩的工作就由其他人執行。

還有雖然在家工作,但心態上仍然要認定自己是在工作,不是因為在家就可以隨便。我所在的場域已經從生活、休息的地方,變成了工作場所。如果需要一些提醒,比如說儘管在家仍穿正式工作服裝,才能進入這個狀態,那就這麼做。不同的人需要的提醒不一樣,我有聽過有人的流程是早上吃完早餐,要開車出去轉一圈,整理好上班的心情,然後回到家上班。聽起來有點多此一舉但如果這對你有效,那就這麼做吧。

二來說到在家工作和公司和同事的互動。一開始的時候,一切都很新鮮,也很混亂,大家還各自在弄清楚自己要怎麼工作,所以很多事會有些 delay。這部分大家要有心裡準備,是正常的。當在家工作的常規開始建立之後,會了確保大家能夠有效的工作,溝通協調的時間(例如開會)會大量地增加,但是這並不是很有效率的方法,因為會議同時也是生產力的殺手,如果開會的時間安排的不好,很容易吃掉大把原本可以做事的時間。

我們公司在WFH之前就有很多不同的溝通方式,例如內部的 messenger,討論事情的群組,追蹤待辦事項(task)的內部工具等等。在家工作的這一年,如果說我在工作上學到了什麼,那就是要怎麼盡量有效地應用各種非即時性的溝通模式,來取代需要雙方或多方同時投入時間的即時溝通(開會)。有時候,在內部討論版上,你一句我一句的留言,可能比坐在一起開會一小時,得到的結論更好,而且達到結論的總時間投入還更少。會議,特別是人很多的會議,其實是效能很差的溝通方式,一邊聽人講話(特別網路頻寬不好,講話斷斷續續的時候),一邊又在想要怎麼回,加上因為網路的延遲總是有兩三個人一起開始說話,往往不能很扼要且有條理地推進想討論的事情。在家工作一年之後,我覺得大部分我和熟人們(經常直接合作的 team member)的會,往往比較像是心理支持和簡短告知/求助的功能,比較深入的討論通通移到非即時的管道,還更有效率。我想就算回到辦公室上班,這種模式應該還是會繼續。

要特別移出來一提的是公司內部的 messenger。從WFH以來,有很多人覺得messenger是一個很吵的東西,往往在自己需要專注的時候,跳出來打斷我的flow。我的建議是把 messenger 當做比較快的 email 看待,不要一直看(可能乾脆把通知也關了),工作到一段落,一兩小時看一下,該回的再回。大家習慣了以非即時溝通取代即時溝通之後,對合理的延遲都很能接受。重點是你不能讓 messenger 控制你一天的工作進度,就像以前大家鼓吹的不要讓 email 控制你一天的工作進度那樣。

在台灣比較傳統的職場,我相信在家工作可能會有一種"啊老闆怎麼知道我有在工作" 或 "我怎麼知道我的部屬有在工作"(如果你是經理級以上)的想法跑出來。我覺得這倒是一個很好的時機,來推廣以成效為導向的評量想法。首先要知道事情要有人做才會完成,所以事情有沒有完成,是否妥善完成,本身就是大家有沒有做事最好的指標。而更進一步說,大家有沒有在做事,花多少時間做事,這些都只是達成目標的方法,不是目標本身。如果專注在有沒有好好完成事情,那上面兩個問題我覺得不難找到答案。

我覺得在家工作本身是個挑戰,但它也是機會,仔細檢視自己的工作習慣,找到拖累生產力的因素,然後排除。比如說灣區很多人早晚通勤時間加起來要兩個小時以上,當WFH的常規建立,少花這兩個小時,生產力馬上有所提升。如果自己需要連續一個半小時的時間來完成某件事,然後有人跟你約個不重要的會在這一個半小時正中間,那就直接拒絕改約別天。事實上,讓大家能夠遠端工作的科技,已經相對成熟,我們小時候在像漢聲小百科之類的書裡看到的,未來世界爸爸不用出門就可以上班,搞不好就已經是現在。

Sunday, May 23, 2021

關於新冠病毒 - 疫區生活雜談

2020年三月十六日,舊金山灣區六個 county 公衛主管機關聯合發布 shelter in place(當地中文媒體翻譯為"居家避疫")命令,COVID19 這個在當時還感覺像是遙遠天邊烏雲的潛在威脅,一下子變成頭頂的傾盆大雨。命令至今一年有餘,太太從懷孕到生產,家裡兩個人變成三個,灣區都還不能真正算是脫離疫情的風暴。直到最近,我們陸續接種疫苗,才算是真正往扼止疫情前進了重要的一步。

千里之外的家鄉台灣,在這全球疫情延燒不斷的一年多之間,表現非常亮眼。雖然初始時是全球最早發現案例的國家之一,但在大家通力合作之下,奇蹟式的擋住了傳播鍊,有別於大部分國家星火燎原的疫情,過去一年台灣有如世外桃源。我有幾位灣區朋友,在這一年間或回台灣休假短居,或直接搬回台灣,幾乎無不讚嘆,能夠在這像是被詛咒了的2020年,過上出入自由,不需要恐懼的日子,簡直不可思議。這是全民努力的成果,值得驕傲,諸多國際上的報導也證明了這一點。

直到最近,事情開始往大家不希望的方向發展。以目前的態勢看來,病毒進入社區已成事實。雖然網路上大家高喊要示範給世界看如何十四天解除三級,但以世界各地過往一年經驗來看,恐怕這口號只能說有夢最美,面對病毒,我們應該要有更務實的態度。

本文想以在疫區生活一年餘的角度,分享一些居家防疫的經驗。

首先,請大家務必避免不必要的外出。新冠病毒主要由無症狀或輕症的人傳播,所以不要以為自己是健康的,有做防護,所以就可以出門。只要有出門,有群聚,就有風險。這個風險是雙向的,你有可能在不知情的情況下(我身邊的人好像都看起來很正常)被感染,然後又繼續感染下一個人。這樣下去傳播鍊永遠斷不了。加州這邊,2020過了一開始的高峰期之後,有一段時間(秋天到早冬)看起來疫情似乎受到控制,但後來年底感恩節、聖誕節各種群聚,又再度一發不可收拾。所以,能夠在家工作的(這是很幸運的一群人),就在家工作;必需要出門上班的,盡量避免和人群不必要的接觸,保持距離,注意個人衛生。百密難免一疏,就算大家都努力做到這些,總是還會有人意外得病,想要一口氣把傳播就此中斷幾乎不可能(以台灣的人口密度,這種傳染病特別危險,紐約就是最好的例子),但要知道若能把R值降低一些,就能讓醫院更有機會幫助需要的病患,也是功德一件。

若不得已要外出,也盡量避免碰觸多人接觸的表面,像門把,按鈕,觸控面板之類的,若碰過之後,不要接觸口鼻臉部。去購買生活必需品的時候,先在家想好列好清單,到了店裡不要猶疑不決,用最快速度拿好自己要的東西,然後結帳離開。如果在列清單的時候想不到,要到店裡東看西看才想到的,那你其實不需要那件東西,不要逛,不要找,生活盡量簡單,買有需要的東西就可以。盡量不要把東西從貨架上拿下來看又放回去,真的要買才去碰,因為你無法確知自己有沒有受到感染。早上去買東西比晚上好(病毒已在密閉空間累積了一天),如果店裡人太多就不要去。東西買回家之後,若可以就放個兩三天再打開來用,生鮮類的就把外包裝丟掉再放冰箱,處理之後記得洗手。

台灣至今仍採用公布確診者足跡的方式告知大眾所謂傳染的熱區何在。但我以為這方式無異於看照後鏡開車,因為這些確診者的足跡都是至少一星期以前的事了,除了除非我同時曾去過那些地方,可以對自己的健康更多加注意之外,對一般大眾幫助有限,反而產生一種"啊反正我沒去那些地方"的錯誤安全感。美國這邊從來沒有公布確診者足跡(高峰時一個county每天就有好幾千例,完全無從調查,而且注重個人隱私也讓這種做法不可能實現),反而實現了"只要我出門,我就有可能遇到確診者"的一種心態(事實上,加州差不多10%的人都得過 COVID,所以這個假設其實並不太差),病毒會傳播,在密閉空間會累積,而且看不見,所以萬不可以為自己和確診者足跡沒有重疊,就是安全的。

若疫情持續,我們很多熟悉的生活商業模式都會受到影響,灣區這邊疫情最嚴重的一段時間,所有商家都為了維持社交距離採取更嚴格的人流管制,比如說小賣店內只能最多同時有兩組客人;去銀行辦事要先上網預約時段,而最近的時段常常都是超過一星期後;很多商家開始只收信用卡或線上付款;有時候,為了確保商家本身不造成群聚,服務的容量也大幅縮減。所以大家不妨開始檢視自己的生活,想想自己有哪些事是會見到人的,然後有什麼替代方案可以變成不用見到人,例如說假設習慣去便利商店繳帳單,能不能改成從網路銀行繳,或直接約定扣款。所有需要遇到人的服務,會慢慢變成一種有限的稀有資源,節約使用,把它留給真正需要的人,從而減少社會的風險。所以現在除了要考慮節約用水用電,還要考慮節約用人,能夠不造成人與人直接接觸的,就思考替代方案避免,慢慢養成新習慣,做長期抗戰的準備。

疫情是一面反映人心的鏡子,面對挑戰,面對恐懼,面對未知,大家的反應不同,每個人只能依自己的信仰和經驗來應對。這也包括了所有主導的官員,其實沒有人完全知道「怎麼做才是最好的、最能控制疫情的」,哪天封城、哪天停課、要不要普篩、要不要禁止人民移動,都可以檢討但沒有人能夠真正回答 what if 的問題,因為疫情是一個有機變化的現在進行式,很多事件是隨機的,所有的統計、調查、應對,都是事後的,探究種種 what if 的問題來爭辯,就像探究平行宇宙但可惜到頭來你還是活在眼前的這個現實。所以大家會聽到非常多不同的觀點,大家互相指責,但不要忘了不管你相信什麼,COVID 病毒不會管這些。所以省點想把不同觀點的人駁倒的力氣,做好自己的身邊防疫工作,保護自己的健康,保護同住家人的健康,才是第一要務。

另外關於疫苗,我了解現在台灣的處境還很艱難,但這是唯一真正有效的,可以控制新冠病毒的方法。你看像美國這麼不愛戴口罩的地方(事實上灣區絕大多數人都有戴,但病毒還是傳了一年多沒有停下來),最後也是靠打疫苗硬是把案例數壓下來了。大家在說副作用,但我覺得要從"發生的機率"和"若發生的嚴重程度"來考慮。大部分的常見副作用,像手酸、頭痛、疲倦、發燒等,都不是特別嚴重的事(跟若得了 COVID 可能無法呼吸掛掉相比起來),如果你不屬於對疫苗有特別風險的族群,基本上完全可以不用理會。能打疫苗,就去打,這是你可以幫助自己也幫助別人,切斷傳播鍊最好的方法。

若台灣真的進入強制在家工作或停班,大家的日常生活會起很多變化。一整天基本上就在家裡幾個房間移動,少了很多接觸到人的機會,生活變得很孤立。對年輕的世代來說,可能透過社群軟體互動也還過得去,不很理想,但勉強湊合,但對不熟悉這些科技,依賴人際接觸為主的世代,接來下幾個月會比較辛苦。可能會需要大家彼此多打電話關心等等(再次強調,現在千萬不要約見面)。台灣已經很幸運,因為這樣的日子世界上很多地方已經過了一年以上。當生活中所有需要出門的娛樂都被剝奪,萬不得已要出門的時候就擔心防護措施,朋友家人極少相見,這樣的日子從週延長到月,從夏天延到冬天,不知不覺就過了一年以上,慢慢的我連所謂正常都忘了是怎麼回事。感覺整個世界變得很遙遠,像古代人從自己的村莊看著遠山,猜想山的那一邊又是什麼那種感覺。這種生活不容易,但無論如何要忍耐,忍得住就還有希望,若忍不住出去亂跑,那就是大家一起過一直強制在家看不到盡頭的爛日子。灣區開始 shelter in place 命令的時候,我還希望最多關個幾個月,大家就可以回到正常,但到了去年九月十月的時候,灣區這邊有一度某個 county 比鄰居們晚幾天禁止室內用餐(因為案例又開始上升),結果是灣區各地的人都跑去那個 county 搶室內用餐,還造成高速公路塞車上了新聞,我就覺得沒救了,不到大家打疫苗打滿那天這事是不會結束的。誠心希望台灣能做得比這邊好。

哦還有,隨著疫情擴散,可能大家身邊鄰居朋友也陸續會有患者出現,更甚至他們還在社區裡活動,被追蹤才發現確診。請大家要以同理心對待這些人,他們是無心的受害者。基本上,得 COVID 就像玩俄羅斯輪盤,大部分人都安全下莊,但少部分人就會有嚴重後果,我想不會有人要刻意拿自己健康性命去賭這個。COVID 防疫的難處,在於個人要在完全沒有病識感的狀況下,把自己當個病人來對待,十天半個月大部分人可能做得到,但時間一旦延長,就很容易鬆懈,而病毒就趁虛而入。像美國這樣弄到一年以上,每次出門就要疑神疑鬼,把自己當個病人,真的是沒病也要想出病來。在這種高壓的情緒下,再去責怪、公審、或嘲笑染疫的人,無濟於事,只會造成防疫上的困難,跟社會的緊張。自媒體時代,大家要在網路上寫什麼、爆料什麼,都很容易,也是個人自由,不過針對性的負面言論,無助於整體情況,還是忍住不發比較好。