舊金山灣區從2020年三月頒布 shelter in place 命令以來，大部分科技公司（特別是軟體公司）都改採遠距上班的工作模式，除了少部分需要特殊實驗室設備，在家無法進行工作的情形之外，所有員工都開始無限期遠距工作。從那時候到現在，我沒有進過一天辦公室，不是我選擇不去，而是就算我想去也不讓我去，我們公司的 policy 是如果你在家有辦法工作，那就不准進辦公室。所以說到遠端工作，扣掉中間請育嬰假的部分，我也有快一年的心得。在此分享給大家，如何讓在家工作變得更有效率。
首先我要說，若你的工作能在家進行，在疫情擴散的當下，你是非常幸運的。因為你仍然可以有收入，仍然可以有產出，比起不到辦公場所就無法工作的群體，要面臨染疫或失業的雙重風險，不是冒險往外衝，就是關在家天天不知道要做什麼，在家工作者幾乎可以說是特權階級般的存在了。在家工作當然有額外的挑戰，不過在IT科技這麼發達的今日，很多問題其實都有相當程度的對策。
以下我想分兩部分，第一是在家工作的環境和時間表，第二是在家工作和公司及同事的互動來談。
說在家工作的環境之前，我先說個小故事。大家大學的時候可能有類似這種經驗：今天中午下了課，跟同學從系管出來，邊走邊聊要一起去吃午餐。走到半路遇見了你的一群社團同學，他們也要去吃午餐，那就乾脆大家一起。這兩群人你都很熟，都很有話聊，但他們彼此完全不認識。結果不知道怎麼，那餐飯你吃得特別彆扭，感覺跟大家都有話聊，但是聊什麼都不對，就是一整個怪。這個情境在社會學上有個解釋，不同的社交群體情境對個人來說，像個舞台，你如果很清楚知道自己現在站在哪個舞台，你就有辦法扮演好自己熟悉的角色，但是如果發生像上面這種，沒有連結的舞台突然被混在一起的情形，你搞不清自己現在在演那一齣，就很容易進退失據，這很正常。
同樣的情形也發生在空間的使用上。比如說臨時在家工作，沒有適合的場所，只好抱著筆電在客廳茶几做事，但是這裡平常下午是家人看電視喝茶的地方，結果大家搞不清楚這個場所現在是什麼功用，所以進退失據，大家都覺得彆扭。
所以說成功的在家工作的第一步，我覺得是要把家裡的空間和時間做好區隔，什麼地方什麼時候，他是什麼場域，在大家心裡要有個數，這樣才可以避免混亂。這在最開始的時候當然不容易，因為若本來家裡沒有辦公的功能，現在卻要臨時在空間沒有變化的情形之下，把新功能加進來，這當然不容易，尤其若家裡有超過一個人要在家工作那又更困難。但我覺得這部分的規畫要先確立，而不是每天湊合，走一步算一步，那一定是走不遠的。不但在家工作的人覺得效率低落，其他沒有要上班的家人也會覺得原本生活的流程受到嚴重的干擾。
所以在家工作的第一步，是確立自己工作的場地和時間。有專屬的空間（書房/工作室）當然最好，若沒有的話，那就退而求其次，考慮轉換家中某個角落為工作區。這個工作區和其它家中的功能區域，最好盡量避免功能交叉的衝突（像上面說的"不同舞台混在了一起"的情形），比如說使用餐桌的一側當工作桌，就不是很理想（除非餐桌大到有一角是本來完全不用的），因為每天十一點多和五六點，家裡準備吃飯的時候，你工作的舞台和家人們準備吃飯的舞台就交叉了。如果家裡有一個堆放運動器材的角落，平常是只有週末出去的時候才會從這邊拿東西，那這個區域雖然比較小，雖然可能沒有現成的桌子，等等硬體上的麻煩，但它在空間上是一個更適合的選擇，因為舞台衝突的情況相對少，你在這工作，不會造成很多日常流程上的問題。
空間的選擇，還有幾個考量：第一容易專心，如果不是獨立的房間，那最好是面向牆壁，而不是一抬頭就提醒自己我現在不是在熟悉的工作場域；第二容易升級，比如說有沒有足夠的插座，有沒有適合的地方擺工作的設備，電腦白板等等；第三是否可以長久，若在家工作變成一種持續性的狀態，這個地方能不能一直用下去。
要有效率地在家工作，有些設備不可或缺。這些東西是什麼，每份工作不太一樣。以我自己為例，如果沒有夠大的外接螢幕，我幾乎無法有效率的工作（我曾經幾次因為家裡沒有螢幕，本來想WFH的日子後來還是跑去公司），幸好我們公司在關閉辦公室的時候，開放兩天讓大家拿私人物品，同時也允許員工把桌上原本自己使用的螢幕搬回家。對常常需要開會的人，可能是適當的視訊會議環境。對創意工作者，可能是比較抽象的，可以激發自己想像力的空間。在家工作開始，可能你會覺得很衝動，覺得少了本來熟悉的這個那個，什麼都不對勁，想把它們趕快買齊，或大興土木對空間進行改造。我是覺得給自己一點時間，有些東西你很快會習慣，或找到夠好的替代方案，一兩個星期之後，你真的不能沒有的東西才會開始慢慢浮現，你才能最有效地做添購採買改變。
若家裡有不只一個在家工作的人，空間又難以區隔，很容易彼此干擾，比如說我要開會，你也要開會，講話聲此起彼落，很難專心。這時候可能就需要好一點的耳機，有 noise canceling 功能的，幫助你們做出空間的區隔。如果真的還是無法，可能就要彼此協調，界定一下各自需要的專注工作時間，這時另一方盡量減少干擾。比如說盡量不在那段時間安排會議，換個臨時的地方工作接電話等等。
若家中還有其他成員，尤其是小孩/幼童，那協調就更複雜，因為小孩本身也會有自己在家上學的行程表，需要大人協助監督執行。我們公司裡，大家覺得WFH難以有效投入工作的首要原因，就是家裡有小孩要照顧。這部分我因為小孩還很小（嬰兒），所以沒有很實用的經驗可以分享，不過我想類似上面的模式，和家中成員協調"現在是誰的專注時間"，小孩的工作就由其他人執行。
還有雖然在家工作，但心態上仍然要認定自己是在工作，不是因為在家就可以隨便。我所在的場域已經從生活、休息的地方，變成了工作場所。如果需要一些提醒，比如說儘管在家仍穿正式工作服裝，才能進入這個狀態，那就這麼做。不同的人需要的提醒不一樣，我有聽過有人的流程是早上吃完早餐，要開車出去轉一圈，整理好上班的心情，然後回到家上班。聽起來有點多此一舉但如果這對你有效，那就這麼做吧。
二來說到在家工作和公司和同事的互動。一開始的時候，一切都很新鮮，也很混亂，大家還各自在弄清楚自己要怎麼工作，所以很多事會有些 delay。這部分大家要有心裡準備，是正常的。當在家工作的常規開始建立之後，會了確保大家能夠有效的工作，溝通協調的時間（例如開會）會大量地增加，但是這並不是很有效率的方法，因為會議同時也是生產力的殺手，如果開會的時間安排的不好，很容易吃掉大把原本可以做事的時間。
我們公司在WFH之前就有很多不同的溝通方式，例如內部的 messenger，討論事情的群組，追蹤待辦事項(task)的內部工具等等。在家工作的這一年，如果說我在工作上學到了什麼，那就是要怎麼盡量有效地應用各種非即時性的溝通模式，來取代需要雙方或多方同時投入時間的即時溝通（開會）。有時候，在內部討論版上，你一句我一句的留言，可能比坐在一起開會一小時，得到的結論更好，而且達到結論的總時間投入還更少。會議，特別是人很多的會議，其實是效能很差的溝通方式，一邊聽人講話（特別網路頻寬不好，講話斷斷續續的時候），一邊又在想要怎麼回，加上因為網路的延遲總是有兩三個人一起開始說話，往往不能很扼要且有條理地推進想討論的事情。在家工作一年之後，我覺得大部分我和熟人們（經常直接合作的 team member）的會，往往比較像是心理支持和簡短告知/求助的功能，比較深入的討論通通移到非即時的管道，還更有效率。我想就算回到辦公室上班，這種模式應該還是會繼續。
要特別移出來一提的是公司內部的 messenger。從WFH以來，有很多人覺得messenger是一個很吵的東西，往往在自己需要專注的時候，跳出來打斷我的flow。我的建議是把 messenger 當做比較快的 email 看待，不要一直看（可能乾脆把通知也關了），工作到一段落，一兩小時看一下，該回的再回。大家習慣了以非即時溝通取代即時溝通之後，對合理的延遲都很能接受。重點是你不能讓 messenger 控制你一天的工作進度，就像以前大家鼓吹的不要讓 email 控制你一天的工作進度那樣。
在台灣比較傳統的職場，我相信在家工作可能會有一種"啊老闆怎麼知道我有在工作" 或 "我怎麼知道我的部屬有在工作"（如果你是經理級以上）的想法跑出來。我覺得這倒是一個很好的時機，來推廣以成效為導向的評量想法。首先要知道事情要有人做才會完成，所以事情有沒有完成，是否妥善完成，本身就是大家有沒有做事最好的指標。而更進一步說，大家有沒有在做事，花多少時間做事，這些都只是達成目標的方法，不是目標本身。如果專注在有沒有好好完成事情，那上面兩個問題我覺得不難找到答案。
我覺得在家工作本身是個挑戰，但它也是機會，仔細檢視自己的工作習慣，找到拖累生產力的因素，然後排除。比如說灣區很多人早晚通勤時間加起來要兩個小時以上，當WFH的常規建立，少花這兩個小時，生產力馬上有所提升。如果自己需要連續一個半小時的時間來完成某件事，然後有人跟你約個不重要的會在這一個半小時正中間，那就直接拒絕改約別天。事實上，讓大家能夠遠端工作的科技，已經相對成熟，我們小時候在像漢聲小百科之類的書裡看到的，未來世界爸爸不用出門就可以上班，搞不好就已經是現在。
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