關於 presentation 的一些想法

最近，在 PTT 的 PhD 版有一些關於 presentation 技巧的討論。看了這些文章之後，我也想要表達一些我個人對於 presentation 的想法。剛好今年的願望之一，是要多寫 blog，而且要寫多樣性的文章，所以我就決定不在 PTT 上回文，而是在我個人 blog 發表以下的看法。歡迎大家一起來討論，並且給我建議。

我不敢宣稱自己對 presentation 很有一套。事實上我和大部分人一樣，對於上台還是有一些恐懼。我這篇文章想要強調兩個重點：第一，說服讀者給一個好的 presentation 是重要的，特別是針對想要走 academic research 這個 career 的人來說；第二，僅管我自己仍然不很喜歡上台 present，英文也不是我的母語，我如何在個人能力範圍之內，盡量做到給一個好的演講。

當然，整篇文章只是我的個人想法，我並不是專家。這篇文章只是單純整理並發表自己對 presentation 的想法，如果能夠對別人有一點點幫助，那當然就更好了。

【為什麼 presentation 是重要的】

我想，只要對 academia 稍微有一些觀察的人，都不會否定這一點吧？presentation skill 對一個 researcher 的 career，可能有關鍵性的影響。presentation 技巧卓越或拙劣，其間的差別絕對是無法忽視的。我想我應該不用特別推銷這個想法。

大家可以回想一下自己去學術 conference 的經驗。去開一次會，至少會聽到大概二十個 presentation，其中講者的表現高下自然有別。依我的個人經驗，我會把講者的表現打 1-5 分：

五分的講者，能讓你在短短二十分鐘裡，了解他的 research problem 的重要性，他的 solution 的創新關鍵所在，還有這個 solution 對這個重要的問題，有什麼樣的貢獻、和其它 solution 相比有什差別、還有什麼值得再繼續研究的課題。聽完了演講，你會有一種衝動，僅管剛剛的演講很清楚明白，你卻覺得不夠。你會想要立刻打開作者的 paper，了解更多有關這個 work 的事情。這麼好的 talk 不是常常都有，但是偶爾就有人能夠做到。

四分的講者，讓你充分了解問題，和他如何一步步地解決這個問題，不過除非你自己也是對這個領域有某種程度的了解，你會比較難從他的 talk 裡，了解他的研究和別人的研究有什麼關連。In a sense, that talk is informative, but not insightful.

三分的講者，在演講裡至少包含了他的 problem 和 solution。不過他的演講缺少了 context，讓你覺得只是有人在台上丟出了一個問題，然後再把解法也丟給你。他的確解決了一個問題，不過那又有什麼重要呢？

兩分的講者，可能演講內容失焦，時間分配不佳，花了太多時間，讓聽者迷失在 equation 和 algorithm 構成的迷宮裡。所謂見樹不見林，他越是努力要講清楚每一個式子、每一個步驟，聽的人往往越來越迷失。你可能會開始無法集中注意力聽他的演講，而打開電腦 check email 或看手上的 program。

一分的講者，除了上述的缺點，可能還加上內容組織不良，說話詞不達義，讓聽者完全搞不清楚他想要說什麼，完全迷失在片斷句子構成的迷霧裡。到了最後，很不幸地，聽者可能根本就不在乎台上的人還有什麼要說的，只希望他快點下台，然後下一個講者可能會更好。同樣的，這樣子的災難不是常常都有，但是偶爾就有人能夠做到。

比較一分和五分的講者，他們可能都花了相似的時間心力，讓他們的 work 可以在這個會議發表。但是，五分的講者，可能讓所有聽到他演講的人，在回到家之後，第一個打開他的 paper，查看他到底做了哪些研究；一分的講者，可能除了 conference program 上的 paper title 和作者姓名之外，就沒讓來開會的人帶著任何印象回家。同樣是有內容的 research work，但第一個人充分把握了這個開會的機會，讓更多人對這個研究主題，特別是他的 work，產生興趣，第二個人卻沒有做到這一點。

我在這裡想強調的重點是：推廣自己的研究成果，是 researcher 不亞於做研究本身的重要責任。一個比喻是，把研究成果當成自己的小孩，我們不是把他生下來，然後放著自生自滅就好了。研究成果和 paper 的產生，只是你對這個研究的責任的開始，而不是結束。如果你曾經投入過大量的心力時間，讓自己的研究可以被發表在某某會議，那準備一個好的 talk，是你對自己的研究該負的責任。這些準備工作所要求的時間心力，是你的 work 應得的。退一步來說，大家來開會都交了 registration fee，還有 travel 的時間成本。今天幾十甚至上百位聽眾在台下，一個好的 talk，是他們應得的，也是上台的人應該要期許自己的。

【如何準備一個 talk】

以下我大概描述我如何準備一個 talk。準備一個好的 talk 的步驟相當繁複，要花的時間也很多。特別對英語不是母語的人來說，準備 talk 更多了一層苦工。不過切記，你所花的每一點時間和努力，都是會有回報的 - 好的 talk 沒有捷徑，就是花時間下去準備和練習而已。當然，根據 talk 的重要性不同，不是每一個 talk 都能夠佔用到這麼多時間，這就是個人 tradeoff 的問題了。

我在這邊寫的步驟，大致照著我之前寫過的 outline：

1. 做投影片
現在幾乎所有的 research talk 都是用投影片來進行了。在製做投影片的時候，要特別注意：

(1) 一張投影片上的資訊量不要太多，讓聽者有閱讀的壓力。說實在的，很少有人會一字一句地去讀投影片上的內容。如果你的投影片讓人開始有在"讀東西" 的感覺，那它的字數已經太多了。試著簡化文字的內容，只寫 keyword，或把太大的投影片分成幾張。我個人是比較喜歡多張但簡潔的投影片，而不是少張但字很多的投影片。

(2) 每張投影片的 key point 要能夠讓人一眼了解。它可以是投影片的 title，可以是最後出現的 bottom line，或者整張投影片就是一張圖。但是你要清楚了解，每一張投影片，你要表達的關鍵是什麼。如果一張投影片的關鍵點不夠明顯，很容易就會讓聽者失去注意力。

(3) 整組投影片的呈現順序是不是能引人入勝，強調你研究的創新或有趣之處？注意：最佳的 presentation 順序，有時候並不是依照你的研究成果產生的時間次序，或依照 paper 上的 section 的次序。你需要適當地重組、省略、或增添 presentation 的內容，來造成最佳的呈現。

(4) 記得要留下時間來讓聽者提問。時間控制這件事情，其實是早在你上台之前就已經決定好了，而不是靠現場臨機應變。

2.寫講稿：
做好一個我暫時滿意的投影片版本之後，我會開始寫講稿。重要的 talk，我通常都會寫逐字的講稿。我知道有很多人並不同意這樣做，不過我認為，寫逐字講稿有很多好處，如下：

(1) 寫講稿幫助你理清思路，了解每一張投影片的關鍵字句在哪邊。當投影片被打在螢幕上，這些關鍵字句不應該有任何偏差的可能性。對每一張投影片，在上台之前寫下這些句字，可以非常有效地幫助你組織自己的演講。一件絕對不應該發生的事，是到了上台，看著投影片，才在想說我應該要講哪些事情 - 這應該是在前置準備工作時，早就決定了的事情。

(2) 寫講稿讓你有練習的依據。大家都知道好的 talk 來自於練習，但是在練習的時候，要如何知道自己練習的結果好壞？你要往哪個方向練習？如果沒有講稿，每次練習都是播放投影片，然後講著任何心裡想到要講的東西的話，那就算練了一百次，真正上台的那一次也只不過是第一百零一次練習罷了。好的講稿是你練習的 reference，讓你知道，你的練習有多少效果，遺失了什麼，應該改進哪邊。

(3) 對英語不是母語的人來說，寫講稿讓你有更長的時間可以構思句子，還有它們呈現的順序 - 我並不贊成背稿，事實上我非常反對 - 寫稿的目的並不是要把它背起來，而是讓自己有機會更客觀地去觀察自己想要說的東西，是不是夠有組織。

3.比對投影片和講稿：
投影片和講稿都做好之後，下一件事是比對投影片和講稿。一邊在電腦螢幕上播放投影片，一邊閱讀自己的講稿。仔細檢查，他們是不是彼此搭配良好？有時候，投影片放到某個地方，你會覺得，不對，這裡我應該說這件事，但是講稿上沒有；或者，投影片上的動畫，和講稿的次序不能配合（我習慣先說 point A 再說 point B，但投影片上的 bullet 是按第一下出現 B，第二下出現 A）；有時候你會覺得，語氣的轉換不順，思路太跳躍等等。在這個階段最重要的是，仔細思考你的 talk 要呈現的是一個什麼樣的經驗，然後你的投影片和講稿是不是足以達成這一點。

有時候我會用 powerpoint 的全螢幕播放，然後拿起講稿逐字念過去。每念一兩句，抬頭看著投影片，想想我說到這邊的時候，聽眾是不是應該看到這些字或圖？這個過程要反覆好幾次，直到我覺得投影片和講稿都 OK 了，才開始進入練習的階段。

如果有人（adviser？）願意幫你看投影片，到了這個時候，應該可以把初稿寄給他了。

4.自我練習及時間分配：
投影片和講稿的初稿都完成了之後，就可以初步開始練習。練習的方式有幾種：

(1) 一邊播放投影片，操作每一步驟讓文字出現，然後大聲朗讀預先寫好的講稿。這個練習的目的是讓自己習慣在投影片播放的每一步，應該要講哪些東西。同時也繼續注意，有沒有講稿與投影片不合的情形。通常你會發現，有些投影片，看著它念講稿上寫的文字，不知道為什麼就是怪怪的。那就有修改的必要。

(2) 播放投影片，不看講稿，在每一段文字出現的時候，回想自己應該講哪些重點。目的是確認自己在看著投影片的時候，可以順利想起該講哪些要點。

(3) 播放投影片，並且在不看講稿的情形下，講完整個 talk，並且計時。這裡的目的是估計 talk 需要的時間是否合理。一開始的時候，一定講得不太順暢，會有缺漏的情形，因此時間的估計並不會精確，但不論講得多麼不順，都要強迫自己完成整個 talk，再慢慢來檢討，目的是讓自己習慣講這個完整的 talk。但多試幾次之後，就會慢慢 converge 到一個差不多需要的時間。仔細思考這個時間是不是合理，如果太長的話，就要再次修訂投影片和講稿。

練習小有成果之後，就可以進入試講的階段。

5. 試講：
試講是指在自己習慣的環境（例如 group meeting）裡，對自己找來的聽眾給你的 talk。目的主要是習慣上台對著投影片演講，還有最重要的是得到聽眾的 feedback，以及了解自己在台上完成這個 talk 需要的時間是不是適當。另外也練習回應台下觀眾的問題。

試講通常會請自己的 adviser，同一個 group 的 lab mate，還有系上做類似研究的學生老師。我們 group 的習慣是試講通常要有兩三次，老師會針對我的演講內容和投影片，給予修正的建議。

我個人對試講的建議是：
(1) 第一次試講，可以讓聽眾打斷演講發問。但第二三次試講，最好是以 conference 進行的正式格式，一口氣完成演講之後，再讓聽眾發問。這樣比較有臨場感。

(2) 試講的同時要準備攝影機或數位相機，把自己演講的全程錄下來。我覺得這個是我老師給過我最好的建議之一。這個錄影檔，有很多妙用，接下來會說明。

(3) 請一個同學在台下計時，並且在一份印出來的投影片 handout 上，詳細記錄我在 "每一張" 投影片上花去的時間。

通常頭一次試講之後，不管之前做了多少準備，都會有修正內容的必要。因此第二次試講可能安排在兩三天之後，讓你可以利用這之間的時間，修改投影片和講稿，然後重新練習，還有 review 自己試講的內容。

6. Review 自己的試講：
試講完成之後，很重要的一件事是處理試講中得到的資訊：

(1) 根據聽眾的 feedback 來修改投影片、講稿。

(2) 仔細觀察自己在每一張投影片的時間分配，是否恰當？是不是有花足夠的時間在整個 talk 應該被強調的部分？是否有頭重腳輕，越後面越趕的情形？有沒有在不需要花時間的地方，講了太多無關輕重的贅字贅話？

(3) 觀看自己試講的錄影，仔細檢視自己的台風。是不是有做到大部分時間面對觀眾講話，並且有環視全場？是不是有多餘不必要的手部動作、臉部表情？有沒有在自己不知覺得情形下，講了很多累贅的發語詞？講到關鍵處，是否語氣堅定、強調，而且帶有熱情？輔助器材例如電射筆的使用，是否恰當？

(4) 回想試講的時候，聽眾問的問題。有沒有什麼不同的講法，可以在演講的過程裡，把本來不清楚的部分講得更清楚？有沒有很好的 point 值得加到演講的內容裡？

從以上這些分析，我們可以得到很多關於自己對這個演講準備程度的資訊。好好利用這些資訊，針對不足的地方練習、改進。

6.再度自我練習：
有了試講的經驗之後，我們還要繼續練習。在這個階段，通常開始會覺得有點煩，好像再怎麼練，結果都差不多。不過，我的經驗是，演講的練習是沒有 upperbound 的事情，隨著每一次練習，你的準備就越充分。Every single practice counts, and practice makes perfection.

除了在 4 裡面提到的方法之外，有了試講的資料，現在我們又多了不同的練習方式：

(1) 自己對著投影片試講並計時，觀察在每一張投影片上花的時間。和試講的時候相比，是不是達成了更理想的時間分配。針對你覺得花了太多不必要的時間的投影片多做重點練習，到達每講的一句話都 hit the exact point you want to make 的程度。

(2) 覺得太累不想講話的時候，就播放先前在試講的時候錄下來的影片。仔細觀察自己的表現。把好的部分記起來，把壞的部分找出來並且把該如何改進想清楚。

在重覆試講和練習的循環裡，最終你會找到一個自己大致滿意的時間分配，還有一個表現不錯的試講錄影檔。這個錄影檔就是你實際上台要參考的範本 - 你希望自己上台的表現大致要跟這個錄影檔一樣好。到了這一階段，演講的內容大致是確定下來了。接下來練習的目的，是要維持這個表現，並且增加自己在臨場也有類似的表現的機率。

7.維持階段：
通常到了這個時候，離正式上台的時間已經很近了。我建議維持每天一到兩次的練習，可以選擇看著投影片講，或者觀看自己的錄影檔的方式，來維持印象。

如果演講是在另一個城市開會，在上飛機的時候，我會準備：(1) 投影片的 handout hard copy，(2) 演講稿的 hard copy，(3) 把之前錄的試講檔案存在 laptop 裡。在飛機上，我會用翻看投影片 handout 的方式，在腦袋裡播放我演講的過程：現在我上台，然後說什麼，然後我按一下鍵，螢幕上出現什麼，然後我說什麼……一有遲疑，馬上翻到演講稿，看看自己打算要說什麼。練習累的時候，就看自己試講的影片，當做休息。

最後，到了上台的時候，你應該要對自己的投影片內容，像自己的身體一部分一樣熟悉。你不應該需要用眼睛盯著，才能用右手碰到自己的左耳朵 - 我的意思是，你應該不需要盯著投影片看，才知道接下來會出現什麼，你應該要講什麼。如果練習充分，我在上台的時候會有一種奇異的感覺，好像自己站在遙遠的某處，然後看著台上的另一個人，自然而然地幫我完成這場演講。我從來沒有試圖背過任何講稿，但是準備充分的時候，人就像裝滿了水的袋子，一打開嘴巴，原本應該要講的內容就正確地自然流洩出來。你可以做到對自己該說的內容 100% 掌握，自信自然就伴隨而來。不用擔心演講的內容之後，你也才有心力去花在該強調什麼、注意聽眾的臨場反應、時間是不是恰當等等事情上。

【結語】
如果這樣子去準備一個演講，到底要花多少時間？我的個人經驗是，一個20分鐘的 talk，花個二十小時以上是很常見的，有時候還要多很多。花了這麼多時間力氣，只為了給一個更好的 talk，值不值得呢？

我建議你這樣看這件事情：上台演講，不論在任何場合，都是一種特權。因為你之前努力工作、聰明地工作，所以你贏得了這樣一個特權，讓你獨占一小段時間，走上講台，說你自己想要說的話，而其它所有人只能別無選擇地傾聽。你可以任意揮霍這個特權，隨便亂七八糟地把它說完，不過我會強烈建議大家，不要這樣做。你之前付出的心力，值得得到更多的尊重。

而且，如果你的研究工作是延續性的，有未來一個接一個的 follow up，你會發現這些準備工作並不是單次的投入，完全無法回收。隨著準備演講，你對自己的研究內容越來越了解，你可以清楚分辨重點在哪邊，創新在哪邊，能夠引起人們興趣的在哪邊，而最難解釋的核心概念又是什麼。這些了解，對你未來繼續這個研究，還有未來的演講，都是很有幫助的。

一旦習慣了這樣準備，它就會變成一個自然的過程。很辛苦，但是必定有收穫。上台演講不是一個天生的技能，而是後天練習得來的 - 就算是你聽過最棒的演講，那個講者也絕不可能是第一次上台，第一次講這個主題，就能講成這樣。你看到所有好的演講，都是許多幕後準備的累積。準備演講沒有捷徑，但是人人都可以做得到。

希望以上對大家有一些微小的幫助。

【Acknowledgment】
我要感謝我的指導老師， U of Florida 的 Dr. Ahmed Helmy，在我求學過程裡持續給我很多準備演講的建議。另外還有 U of Southern California 的 Dr. Kostas Psounis 和 Dr. Bhaskar Krishnamachari，也給過我很重要的建議。以上所寫，大多受益於這三位老師。